サービス内容
賃貸仲介・管理会社の事務作業のうち、手順が決まっていてくり返し発生するものを対象に、AIを使った自動化の仕組みを構築します。ここでは、よくご相談いただく3つの業務について、仕組みにした場合の動き方と、引き続き人が行うことを説明します。
1. 反響への一次返信
- よくある状態
- 夜間や休日に届いた反響は翌営業日の対応になり、その間に他社で内見が決まってしまう。担当者が外出中は、日中でも返信が遅れる。
- 仕組みにした場合
- ポータルサイトやメールで反響が届くと、空室状況を照合し、内見のご案内を含む一次返信を自動で送ります。夜間・休日も同じように動きます。返信があった見込み客の情報は、担当者に通知します。
- 人が行うこと
- 返信文の型を最初に決めること。返信があったお客様への対応。空室情報の更新。
- 使う道具の例
- お使いのメール、スプレッドシート。必要に応じてLINE公式アカウント。
2. 入居者からのよくある問い合わせへの対応
- よくある状態
- ゴミ出しの曜日、更新手続き、設備の使い方など、同じ質問の電話が営業時間中に集中し、他の業務が止まる。
- 仕組みにした場合
- 物件ごとの決まりごとを登録しておき、LINE公式アカウントで質問を受けると、登録内容にもとづいて自動で回答します。登録にない質問や、判断が必要な内容（修繕の依頼、契約に関する相談など）は自動で回答せず、担当者に引き継ぎます。
- 人が行うこと
- 回答内容の登録と更新。引き継がれた問い合わせへの対応。
- 使う道具の例
- LINE公式アカウント、スプレッドシート。
3. 物件紹介文・案内メール・月次報告の下書き作成
- よくある状態
- 物件ごとに募集図面の文章を書き、媒体ごとに書き分ける。オーナーへの月次報告は、毎月手作業で一から作る。
- 仕組みにした場合
- 物件の基本情報（所在地、間取り、設備、条件など）を入力すると、募集図面用の文章、入居希望者への案内メール、オーナー向け月次報告の下書きを作成します。入力した情報にない内容は書きません。
- 人が行うこと
- 下書きの確認と修正。掲載・送付の判断。
- 補足
- 物件紹介文は「不動産の表示に関する公正競争規約」に配慮した表現で作成します。掲載前に人が確認する手順を、仕組みの一部として組み込みます。
そのほかの業務
請求書の作成、予約の確認連絡、日報の整理、定期的なお知らせの配信など、手順が決まっていてくり返す作業であれば対象になります。お問い合わせの際に、現在の作業手順をそのままお聞かせください。自動化に向くかどうかを、その場でお伝えします。
お引き受けしていないこと
- 契約内容の判断や重要事項の説明など、法的な判断を伴う対応の自動化
- 人の確認を通さずに、AIの生成物をそのまま公開・送信する運用
- 基幹システムの入れ替えや、大規模なシステム開発
- 導入効果の保証（効果の見込みは、目安としてお伝えします）
対応できる範囲を超えるご相談は、その旨をお伝えし、無理にお引き受けしません。